2026年02月01日
会社行事でバーベキューを成功させる方法！幹事に必要な準備・進行・注意点まとめ
会社行事や社内イベントのひとつとして、近年バーベキューを取り入れる企業が増えています。
バーベキューを通して自然と会話が生まれ、ビジネスシーンとは少し違うコミュニケーションにつながりやすい点が人気の理由です。
一方で幹事を任されると、準備の段取りや当日の進行、会社行事ならではの注意点まで、「何から決めるべき？」「当日はどう動けばよい？」と迷いがちです。
この記事では、バーベキューのプロである「バーベ急便」のスタッフが、準備の流れから当日の進め方、事前に確認しておきたい注意点まで、会社行事として行うバーベキューを実務の視点でわかりやすくお伝えします。
初めて会社行事を担当する人はもちろん、上司や社内に説明しながら進めたい幹事さんにも、参考にしていただければ幸いです。
目次
会社行事としてバーベキューを行う目的は、社員同士が自然に話せるきっかけをつくることにあります。
バーベキューは一般的な食事会と異なり、準備や片付けを行ったり、食材を焼きながら食事を進めたりと、参加者が一緒に動く時間が多い特徴があります。
その流れの中で、部署や役職を超えた交流が生まれ、会話のきっかけも増えていきます。
こうした接点が増えると、日常業務に戻ったあとも相談がしやすくなるなど、社内に良い変化が期待できます。
準備の手間はあるものの、得られる効果がイメージしやすいのがバーベキューのよいところです。
幹事としても「なぜこの行事を行うのか」を説明しやすく、企画としての納得感を持って進めやすくなるでしょう。
会社行事としてバーベキューを成功させるには、準備に入る前の情報整理が大切です。
条件が曖昧なまま進めると、後から調整が増え、幹事の負担がふくらみやすくなります。
ここでは、幹事が最初に押さえておきたい基本条件をお伝えします。
最初に決めたいのは、今回のバーベキューをどんな位置づけの行事にするかです。
懇親なのか、慰労や打ち上げとして行うのかといった目的が、求められる雰囲気や会費の考え方の軸になります。
さらに、社員のみで行うのか、家族の参加も想定するのかといった参加対象者を明確にしておくと、会場条件や準備内容、当日に必要な配慮も考えやすくなります。
目的と対象者が決まったら、まずは開催日の候補を2～3日出して調整します。
会社行事は全員参加が難しいことも多いため、参加できる人が多い日を軸に決めると進めやすくなります。
同時に、おおよその参加人数も早めに把握しておきましょう。
人数の目安が分かると、入れる会場や必要なスペースが見え、候補を絞りやすくなります。
場所を決める際は、アクセスやトイレの有無に加えて、雨天時の対応と利用時間のルールも確認しておくと安心です。
条件が固まったら、当日までの準備スケジュールを簡単に整理しましょう。
「いつまでに何を決めるか」を見える形にしておくと、幹事自身も動きやすくなります。
また、すべてを一人で進めようとせず、役割を分担することも大切です。
準備や当日の対応を社員に任せることで、幹事の負担が減るだけでなく、人材育成の場として活かすこともできます。
バーベキューを行う際の準備やスケジュールについては、以下の記事でも詳しくご紹介しています。
～～バーベキュー幹事必読！BBQが絶対に失敗しない計画準備を解説！
バーベキューをスムーズに進めるには、食材の買い出しや機材の確保など、工程が多くなります。
ここでは、バーベキューに必要な準備や気をつけておきたいポイントを解説します。
まずは、必要になりそうな準備を一度書き出してみましょう。
食材や飲み物、機材の手配といった当日使うもの以外にも、ゴミの持ち帰りや炭の処分方法など、バーベキューならではの項目があります。
また、屋外で行う場合は天候への備えも欠かせません。
雨が降った場合の対応や、実施・中止の判断をいつ行うのかなどを共有しておくと、直前でも慌てずにすみます。
バーベキューに必要な持ち物や食材については、以下の記事で詳しくご紹介しています。
会社行事のバーベキューでは、当日に慌てやすいポイントがいくつかあります。
たとえば、参加人数は直前で増えることもあるため、食材や飲み物は少し余裕を持たせておくと安心です。
トングや紙皿、ウェットティッシュなどの消耗品も、足りなくなりやすいので多めに準備しておきましょう。また、見落とされがちなのが片付けの段取りです。
ゴミをどこに集めるか、誰が回収を担当するのかを事前に決めておくと、終了間際のバタつきも防げます。
トラブルが起こりそうな場面を想像し、余裕をもった準備を整えておくことが大切です。
準備が整えば、いよいよ当日の進行です。
会社行事のバーベキューでは、一般的なバーベキューよりも気配りが求められる場面があります。
ここでは、当日の進行方法と、幹事として意識しておきたいポイントをお伝えします。
当日は、参加者に集合から解散までの大まかな流れをあらかじめ伝えておくと、進行がスムーズになります。
まず、終了時間の目安を全員に伝えておくことが大切です。
終わりが見えない状態だと、片付けのタイミングがずれたり、会場の利用時間を超えてしまう可能性もあります。
目安としては、2時間半前後を目安にすると、まとまりのある会になるでしょう。
あわせて、ゴミの分別ルールや注意事項も、このタイミングで簡単に案内しておくと安心です。
色分けした袋を用意するなど、見て分かる形にしておくと、参加者にも伝わりやすくなります。
会社行事のバーベキューでは、参加者の立場や状況に配慮することも大切です。
たとえば、上司や来賓が参加する場合は、焼き場のすぐ近くや人の出入りが多い場所は避け、落ち着いて話ができるエリアに席を用意しておくと安心です。
また、家族連れやアウトドアに慣れていない方がいる場合もあるため、火の扱いや動線などについては声をかけておくと安全面の不安が減ります。
会社行事のバーベキューで、幹事が一番聞かれやすいのが「結局いくらかかるのか」という点です。
ここからは、1人あたりの予算感と、会費の考え方を解説します。
会社行事のバーベキューでは、食材代だけでなく、機材や消耗品なども含めて考える必要があります。
食材の量や参加者の数によって前後しますが、目安としては、一人2,500～3,500円程度が一般的です。
食材や飲み物を充実させたい場合は、もう少し余裕を見ておくと安心です。
ここでポイントになるのが、会社補助をどう使うかという点です。
全額会社負担にするのか、一部だけ補助するのかで、会費設定と参加者の納得感も変わります。
あらかじめ「会社行事としてどこまでカバーするか」を整理しておくと、予算も組み立てやすくなります。
また、バーベキューの予算については、以下の記事で詳しく解説しています。
会費は、先に「行事の目的や位置づけ」を決めておくと考えやすくなります。
このとき大切なのは、誰がどの費用を負担するのかをはっきりさせることです。
たとえば、社内の懇親や福利厚生として行う場合は、社員の負担をできるだけ抑え、会費なしにする考え方もあります。
一方で、家族参加を想定していたり、内容を充実させたい場合は、会費を設定して全体のバランスを取る形も考えられます。
参加者にとって負担が大きくなりすぎない金額に収め、金額と使い道を事前に伝えておくと当日の問い合わせも減ります。
また、経費として扱えるかどうかは社内ルールに左右されるため、迷ったときは経費についてまとめた記事も参考にしてみてください。
ここまで読んでいただくと分かる通り、会社行事のバーベキューは決めることが多く、当日も気配りの場面が増えやすいイベントです。
幹事としては、トラブルなく回しつつ、自分も少しは楽しみたいところではないでしょうか。
そんなときに頼りになるのが、必要なものをまとめて任せられる「宅配バーベキューサービス」です。
宅配バーベキューとは、指定した場所に食材や機材を届けてもらい、設営や片付けまでまとめて任せられるサービスです。
買い出しや道具の準備に追われず、当日は会場が整った状態からスタートできるため、幹事の負担はぐっと軽くなります。
準備にかかる時間も大きく減るため、段取りのために残業が増えるといった“見えにくい負担”も抑えられることも嬉しいポイントです。
また、宅配バーベキューは「人数に対していくら」という形で見積もりが出ることが多く、社内の稟議や会費設定も進めやすくなるというメリットもあります。
会社行事としてバーベキューを行う場合、参加人数が増えることも多く、参加者も慣れている人ばかりではないため、設営や準備、片付けの負担まで、一般的な少人数のバーベキューより幹事の負担は重くなりがちです。
その点、大人数に対応している宅配バーベキューサービスなら、「火起こしが進まない」「ゴミが散らかる」「片付けが終わらない」といったよくあるトラブルも起きにくくなります。
費用面でも、設営費や機材レンタル費、ゴミ処理費といった見落としがちなコストも事前の見積もりに含まれていることが多く、当日の追加出費が出にくくなるので、予算管理がスムーズに進みます。
宅配バーベキューの『バーベ急便』は、企業イベントをはじめとした団体向けバーベキューの実績があるため、会社行事の幹事でも進めやすい体制が整っています。
プロのコンシェルジュが、希望を聞きながら提案してくれるため、初めての会社行事でも安心して進められます。
まずは参加人数と開催場所が決まった段階で見積もりを取っておくと、予算感と準備の全体像が見え、社内調整もしやすくなります。
手間を減らしつつ会社行事としてトラブルなく開催したい場合は、まずは気軽に相談してみてはいかがでしょうか。
★お見積り・ご相談はこちら
会社行事のバーベキューは、普段の業務ではなかなか生まれにくい会話や交流のきっかけをつくれるイベントです。
部署を越えて人と人との距離が縮まりやすく、社内の雰囲気づくりにもつながります。
ただし、幹事にとっては決めごとが多く、準備や当日の進行で気を配る場面も多くなりがちです。
そのため、開催の目的や対象者、日程・人数・場所などを早めに整理し、スケジュールや役割を共有しておくことが大切です。
準備や片付けに不安があるときは、宅配バーベキューのようなサービスを取り入れるのも一つの方法です。
無理のない形で、幹事も参加者も心地よく終われる会社バーベキューを実現してみてくださいね。
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