2025年06月20日
社内や取引先との関係づくりの一環としてよく開催される「懇親会」。
でも、「そもそも懇親会ってどういう集まり？」「親睦会とは違うの？」「どんな準備が必要なの？」と疑問に思ったことはありませんか？
今回はそんな懇親会について、基本的な意味から目的、企画の流れや案内メールの書き方、さらには失敗しないコツまでまるっと解説します。
初めての幹事でも安心して企画できるよう、実践的なポイントを盛り込んでいますので、ぜひ参考にしてください！
目次
「懇親会」とは何かしっかり理解しておくと、企画や準備もスムーズに進みます。
まずは基本的な定義や似た言葉との違いから見ていきましょう。
懇親会とは、「人と人との親しみ（懇意）を深め、関係を築く」ための集まり。
会社や団体、取引先などの関係者同士が、仕事以外の場でリラックスしながら交流することを目的としています。
入社式後の新人歓迎会や、異動・退職の送別会、部署内のミーティング後の食事会など、さまざまなシーンで懇親会は開かれています。
似たような言葉に「親睦会」「懇談会」がありますが、それぞれ微妙に意味合いが異なります。
どれも「関係を深める」ための場ですが、使い分けることで参加者に与える印象が変わってきます。
懇親会の効果は意外と多く、チームワークの強化や社内コミュニケーションの活性化など、日々の業務にも良い影響を与えてくれます。
さらに「他部署の人と話すきっかけができた」「普段話せない上司と会話できた」といった声も多く、社内の風通しをよくする意味でも大きな価値がありますよ。
懇親会を開く目的はひとつではありません。
目的を明確にしておくことで、内容や進行もぐっと組み立てやすくなります。
特に部署異動があった直後や新年度のスタート時期は、メンバー同士の関係性が浅くなりがち。
懇親会は、業務の垣根を越えた会話の場としてぴったりです。
忙しい時期を乗り越えた後や、大きなプロジェクトが終わったタイミングなどに開くことで、上司や同僚への「ありがとう」を伝える機会になります。
新入社員や中途採用者がチームに加わったときに開かれる歓迎会。
懇親会形式にすることで、自然に打ち解けられる雰囲気が生まれます。
ちょっと疲れが見えてきたタイミングや目標に向かう途中など、「一息ついてまた頑張ろう！」という場としても効果的です。
日常的に会話が少ない部署やリモートワーク中心のチームなど、関係を築くチャンスが少ない場合にも、懇親会が有効です。
カジュアルな場を設けることで、社内の雰囲気が和らぎ、よりフラットな関係性が生まれやすくなります。
オープンな社風や人間関係の良さをアピールするために、懇親会を開いた様子を広報したり、社外向けの懇親会を開催したりするケースもあります。
「幹事ってなにをすればいいの？」と不安になる方も多いですが、大丈夫。
ポイントを押さえて進めれば、きちんと成功に導けます！
まずは懇親会を開く「目的」を明確にし、必要な予算感を上司や経理と相談しておきましょう。
ここがぶれてしまうと、全体の企画がうまく進まなくなるので最初が肝心です。
参加者の予定を見て日程を決め、会場を選定します。
希望が分かれることもあるので、候補日をいくつか用意して意見を聞くとスムーズです。
乾杯、自己紹介、歓談、締めの挨拶など、当日の流れをざっくりと決めておきましょう。
簡単なゲームやクイズを入れると、さらに盛り上がること間違いなし！
日時・場所・参加可否の返信期限など、必要な情報をまとめて参加者に案内します。
社内用・社外用で文面のトーンを変えるのがポイントです。
幹事ひとりで全部こなすのは大変。
受付、司会、写真係などをあらかじめ割り振っておくと安心です。
このあたりを事前に確認しておくと、当日も落ち着いて対応できます。
お礼メールやアンケートを送ることで、参加者とのつながりをさらに深められます。
次回に向けた改善点を集める意味でも大切なステップです。
案内メールの書き方ひとつで、参加率や幹事、懇親会の印象が変わることも。
ここでは、押さえておきたいポイントをご紹介します。
「シンプル」で「わかりやすく」が鉄則です！
社内向けはややカジュアルでもOKですが、社外向けには丁寧でフォーマルな文面を心がけましょう。
会社名・役職・敬称なども抜かりなく記載を。
「日ごろの感謝を込めて、ささやかではございますが懇親会を企画いたしました。」
「皆さまのご参加を心よりお待ちしております。」
といった定番フレーズを活用すると、文章に悩まずスムーズに書けます。
テンプレートを活用するのも◎。
せっかく企画したのに「盛り上がらなかった…」「準備がバタバタで大変だった…」となるのは避けたいですよね。
そういったことが起きないように、事前にありがちな失敗とその対策をチェックしておきましょう。
座席の配置や話のきっかけ作りが足りないと、どうしても空気が硬くなりがち。
簡単な自己紹介やアイスブレイクゲームを取り入れて、会話のきっかけを作りましょう。
「会費を集めたけど足りなかった」「誰が立て替えたの？」など、金銭面のトラブルはよくある話。
事前に詳細な予算を共有し、受け取った人には名簿にチェックをいれるなど、現金の管理も慎重にしてくださいね。
当日慌てないためには、準備段階の段取りが命！
さらに「楽しい雰囲気」を演出する工夫（音楽、小道具、司会のトークなど）も盛り上げに効果的です。
「やりたいけど、自分ひとりじゃムリ…」というときは、無理せず外部サービスに頼るのも立派な選択肢です。
どんな会をやるか、会場予約、料理手配、案内作成、進行、片付け…。
幹事のやることは山のようにあります。さらに仕事と並行でやるとなると、かなりの負担になります。
そこでおすすめなのが、「宅配バーベキュー便（バーベ急便）」のサービスです！
バーベ急便は、企業・団体向けのBBQ懇親会をトータルでサポートするサービス。
バーベキューに必要なものはすべてこちらでご用意し、食材の仕込みから機材の設置、火起こし、後片付けまでワンストップで対応します。
バーベキューは、屋外の開放感や非日常感がある分、社内イベントとしても人気です。
でも実際には、機材の運搬・設置、食材の調達、火起こしや片付けなど、意外と準備が大変。
バーベ急便なら、そういった裏方の面倒ごとはすべてプロが対応しますので、幹事さんは司会や進行、会話のフォローなど“本来の役割”に集中できます。
「幹事が1番大変そうだったね…」なんて言わせません！
参加者と一緒に楽しめて、しかもスマートに進行できるのが、プロに頼む最大のメリットです。
懇親会は、ただの飲み会ではなく「人と人をつなぐ大切な場」。
しっかりと準備し、目的に合った内容を企画することで、参加者の満足度もぐっと高まります。
「何から始めたらいいのかわからない」「幹事が不安…」という方も、今回の記事のポイントを参考にすれば大丈夫！
そして、必要に応じてプロの力を借りることも、成功への近道。
楽しくて思い出に残る懇親会を、ぜひ企画してみてくださいね。
手間なく開催できて、参加者の満足度も高い“BBQイベント”という選択肢について、詳しくはこちら！
バーベキューの幹事になった皆さんにお役立ちの情報を、シーン別にまとめました！
ぜひ、あなたに当てはまる記事をチェックしてみてくださいね！
社内イベントの幹事さん向けのお役立ち情報はこちら！
大人数の社員イベントはBBQで決まり！手間なく楽々、褒められ幹事へ！
子ども会やPTA、地域行事での企画に迷ったらこちら！
準備ゼロでも大丈夫！地域イベントを笑顔で成功させるコツをご紹介
